Jawaban Observasi Manajemen Rekod Elektronik di PricewaterhouseCoopers

1. Sejak kapan Manajemen Rekod Elektronik dilaksanakan dan apa dasar penyelenggaraan serta tujuannya?
2. Apakah program dan kegiatan Manajemen Rekod Elektronik memperoleh anggaran khusus?
3. Apa saja fasilitas/peralatan yang ada untuk kegiatan Manajemen Rekod Elektronik?
4. Berapa jumlah rekod elektronik yang dikelola dan apa saja jenis/medianya?
5. Berapa jumlah SDM yang ada untuk kegiatan Manajemen Rekod Elektronik dan apa latar belakang pendidikannya?
6. Kebijakan apa saja yang dibuat agar Manajemen Rekod Elektronik berjalan efektif dan efisien?
7. Apakah organisasi/lembaga sudah memiliki pedoman kerja, skema klasifikasi, dan Jadwal Retensi untuk rekod elektronik?
8. Bagaimana pengelolaan dan penyimpanan rekod elektronik?
9. Bagaimana sistem temu kembali rekod elektronik yang dipakai?
10. Layanan rekod elektronik apa saja yang diberikan pada pengguna?
11. Apakah kegiatan penyusutan dan pemusnahan rekod elektronik dilakukan secara berkala?
12. Kendala apa saja yang dihadapi dalam mengelola rekod elektronik?
13. Apa upaya yang pernah/sedang/akan dilakukan untuk mengatasinya?

JAWABAN:

1. Sejak thn 2009. Dilaksanakan untuk :

- back-up data klien dari yg berbentuk hardcopy

- Efisiensi dlm menunjang pekerjaan professional

- Bagian dari Disaster Management

2. Ya. Manajemen rekod elektronik ini memperoleh anggaran khusus tahunan

3. Fasilitas untuk Manajemen Rekod Elektronik :

- Server

- PC/Laptop

- Mesin scanner

- Software

4. Jumlah ribuan. Dalam jenis digital file yg disimpan di server

5. 6 org, 5 org S1 (perpustakaan, ekonomi), 1 org Diploma (kesekretarisan) dan 1 org SLTA

6. Melakukan pelatihan pemakai, membuat system yang mengharuskan karyawan yang melayani klien menggunakan aplikasi rekod elektronik

7. Pedoman kerja secara khusus belum ada (dalam persiapan). Jadual retensi mengikuti jadual retensi arsip hardcopy

8. Disimpan di server dimana karyawan hanya bisa mengakses file-file yang menjadi pekerjaannya saja

9. Sistem temu kembali yang user friendly dan sederhana. Bisa menggunakan “free text indexing” dan “free text searching”

10. Layanan yg diberikan adalah file-file klien yg sdh dalam bentuk elektronik

11. Betul, pemusnahan rekod elektronik dilakukan secara berkala

12. Kendala yang dihadapi :

- Kendala Budaya à staf belum terbiasa dgn dokumen klien elektronik

- Kendala Infrastruktur à kecepatan akses/bandwith, kualitas scanning, kecepatan scanning

13. Upaya yang dilakukan :

- Kendala Budaya à diatasi dgn pelatihan dan kampanye/pengenalan terus menerus

- Kendala Infrastruktur à penambahan bandwith, training scanning efektif, pembelian mesin scanner baru yg lebih baik kualitas dan spesifikasinya.

Semua Ada Masanya

Aku memandang keluar jendela. Ada pohon pepaya di kebun milik tetangga. Ada sekitar belasan daun di pohon itu. Dari belasan, ada dua yang menguning. Mungkin beberapa hari lagi daun yang menguning itu jatuh dan menjadi penyubur pohonnya sendiri. Aku yakin belasan daun yang lain yang kini masih hijau juga akan melewati masa yang sama. Dan mungkin begitu juga aku sebagai manusia. Pasti ada masanya.

Sudah beberapa bulan ini aku selalu memikirkan masa hidupku. Dari pikiran itu aku lalu menjadi merasa takut sendiri. Bagaimana nanti aku melewati kematian. Kadang kalau pikiran ini sedang terlintas, aku mendadak merasa takut sekali. Takut mati. Takut meninggalkan orang2 terdekatku di dunia ini. Takut meninggalkan rutinitasku. Takut hal2 yg blm ku penuhi. Dan yang teramat takut adalah bagaimana nanti proses kematianku. Aku merasa seperti orang gila bila sedang memikirkan hal ini. Seperti tidak punya hal lain yg harus kupikirkan. Bukan seperti itu, tapi pikiran ini yg terus berbicara sendiri, bahkan selalu berhasil mengajakku mengobrol tentang hal ini. Entah bagaimana caranya menghilangkan ketakutan ini, aku tak pernah punya cara. Sempat aku merasa lupa, tapi selalu saja ada hal yg membuat aku ingat akan kematian. Seperti pohon pepaya tadi. Bahkan untuk pemandangan sepele itu aku kembali teringat kematian.

Mungkin aku sedang diperhatikan Tuhan. Mungkin Tuhan ingin aku mengingat bahwa dunia tak kekal. Mungkin Tuhan ingin aku mengingat akhirat adalah kehidupan sesungguhnya. Mungkin seharusnya aku lebih mendekatkan diriku padaNya. Mungkin itulah maksud dari semua ini.